CÁCH SẮP XẾP VÀ LƯU GIỮ HỒ SƠ KẾ TOÁN

Đối với một kế toán viên thì việc sắp xếp hồ sơ kế toán sao cho hợp lý, có khoa học, khi cần có thể lấy ra sử dụng ngay mà không cần phải tốn thêm thời gian tìm kiếm là một vấn đề không hề dễ dàng. Cũng như tùy vào từng số lượng hồ sơ mà mỗi kế toán viên sẽ sắp xếp cho cho hợp lý và phù hợp nhất cho công việc của mình. Sau đây chúng tôi xin chia sẻ một vài cách để các bạn có thể tham khảo và tìm ra được phương pháp tốt nhất cho mình

Phương pháp 1 : Sắp xếp – lưu trữ chứng từ gốc

-Kế toán viên khi bắt đầu cần phải sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng tuần tự dựa theo bảng kê khai thuế đầu ra đã được in sẵn trước đó và nộp lên cho cơ quan thuế nhà nước hàng tháng.

– Bắt đầu từ tháng 1 và cho đến hết tháng 12 của năm tài chính thì tất cả các loại chứng từ gốc  – hóa đơn đầu vào – ra phải luôn được kẹp chung với tờ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) đã nộp lên cho cơ quan thuế nhà nước hàng tháng.

– Hóa đơn mua vào bắt buộc luôn phải được kẹp chung với phiếu chi và phiếu nhập kho kèm theo các hợp đồng nếu có. Còn trong trường hợp bán chịu thì kế toán viên phải kẹp phiếu kế toán (hoặc phiếu hạch toán) cùng với phiếu xuất kho và các hợp đồng nếu có.

– Bắt buộc tất cả hồ sơ chứng từ có đầy đủ chữ ký  theo chức danh sau đó kế toán viên phải kẹp riêng chứng từ của từng tháng – mỗi một tháng phải có một tập bìa đầy đủ và ngay ngắn khi trình lên cơ quan thuế.

Phương pháp 2 : Sắp xếp – lưu trữ các báo cáo thuế đã nộp lên cơ quan thuế

-Nên chia ra và sắp xếp rõ ràng như chứng từ của năm nào thì kèm theo đó là báo cáo của năm đó.

-Các báo cáo như : Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) , thu nhập doanh nghiệp (TNDN), báo cáo tài chính ..v..v thì phải kèm theo từng năm .
------------------------------------------------------------------------------